شركة تطوير الأنظمة لإدارة المشاريع - ببلش براند
شركة تطوير الأنظمة لإدارة المشاريع

شركة تطوير الأنظمة لإدارة المشاريع

Rate this post

تطوير الأنظمة لإدارة المشاريع

شركة تطوير الأنظمة لإدارة المشاريع، إدارة المشاريع هي تخصص يشير إلى تنظيم وإدارة الموارد، مثل الموارد البشرية، بحيث يمكن إكمال المشروع مع مراعاة محتواه المحدد ومراعاة عوامل الجودة والوقت والتكلفة، في هذه الحالة، يكون المشروع عبارة عن عملية أو نشاط محدود زمنياً، أي بتاريخ بدء وتاريخ انتهاء ويتم تنفيذه مرة واحدة لتقديم منتج أو خدمة، لإجراء تغيير كبير أو إضافة قيمة.
هناك فرق بين المشروع كعقد مؤقت واحد والعمليات الإدارية أو التشغيلية التي يتم تنفيذها على أساس دائم أو شبه دائم لتقديم نفس المنتج أو الخدمة مرارًا وتكرارًا، لا تتطلب إدارة المشاريع بالضرورة نفس متطلبات إدارة العمليات الإدارية والتشغيلية الجارية، سواء من حيث المهارات التقنية المطلوبة أو فلسفة العمل، لذلك نعتبر أنه من الضروري تطوير إدارة المشاريع.

عرف هيرسون (1992) المشروع بأنه «أي مجموعة من الأنشطة أو المهام ذات الأهداف المحددة، والتي يجب إكمالها ضمن مواصفات محددة، يجب أن يكون لها بداية ونهاية محددة، ويتم تمويله ويستخدم مجموعة متنوعة من مصادر المال والوقت والمعدات والعمالة، كما عرف بريمان المشروع بأنه وحدة جديدة للاستثمار الصناعي تتمتع من خلال تنسيق الوقت والتكاليف، ببعض الخصائص المميزة أو الفريدة». وفقًا للمشروع، هذه عملية واحدة تتكون من سلسلة من الأنشطة المنسقة والتحكم في الأنشطة بناءً على تواريخ البدء والانتهاء لتحقيق هدف يلبي متطلبات محددة، بما في ذلك قيود التكلفة والوقت والموارد وفقًا للمشروع، يتطلب تحقيق مجموعة من الخدمات المحددة التي تلبي معايير الجودة ومتطلباتها وقتًا عمليًا وتكلفة محدودة.، لهذا السبب تساعد شركة ببلش براند عمللائها الكرام في التطوير كونها افضل شركة تطوير الأنظمة لإدارة المشاريع.

اهمية ادارة المشاريع وتطوير انظمتها

شركة تطوير الأنظمة لإدارة المشاريع

إن إدارة المشروع بشكل جيد وسليم هي أفضل طريقة لتحقيق نتائج قوية تسمح لك بالقدرة التنافسية في هذا التطور الرائع الذي يغطي جميع المجالات، لا تعتمد مهام إدارة المشروع على دراسة الميزانية والمنتج فحسب، بل تتعلق أيضًا بالمزيد. قبل أن ندخل في هذه المهام، دعونا ننظر إلى الموضوع من البداية، حيث تكمن أهمية إدارة المشاريع في تغيير الطريقة التي نعمل بها بسبب التغيرات والتحديات في السوق، والتي يتم تجديدها باستمرار بسبب العدد الكبير من المنافسين وزيادة الوعي العام والثقافة.

تحتاج المشاريع إلى إدارة جيدة تعمل على وضع الخطط المناسبة ومراقبة تنفيذها لتحقيق الأهداف المرجوة، هذه هي أهمية مدير المشروع والتطوير الذي يمكن أن يجلبه للشركة، حيث تساعد الإدارة الجيدة والحذرة للمشروع على إدارة كل جزء صغير من المشروع بشكل اكثر مرونة، كما أنها تساعد الفريق على التركيز على تفاصيل العمل خلال مراحل إدارة المشروع وعدم التورط في التناقضات التي تخرج عن نطاق السيطرة وتضر بالمشروع، بالإضافة إلى الحفاظ على الموارد الرئيسية للمشروع والميزانية المخصصة لها حتى لا تضيع سدى، بمزيد من التفصيل يمكن تحديد أهمية وفوائد إدارة المشروع في النقاط التالية:

إنه يوفر الوقت والمال، يتيح لك التخطيط الجيد تخطيط مشروعك بالكامل وتنفيذ الخطوات في الوقت المحدد وضمان التسليم في الوقت المحدد، كما انه يساعدك على إدارة نفقاتك بشكل أكثر كفاءة وفعالية وتحسين الاتصالات الداخلية، حيث يجد بعض الأشخاص صعوبة في العمل في مجموعة أو في فريق متكامل، خاصة عندما يكون العمل عن بُعد ولكن باستخدام أدوات إدارة المشروع، يمكنك تقسيم عمل الفريق والمهام بطريقة هادفة، عندما يعرف كل عضو في الفريق المهام المحددة التي تم تعيينها له، فإنه يعرف ما يجب القيام به والأشخاص الذين يجب الاتصال بهم لإكمال مهامهم، كما أنه يجمعهم معًا بشكل مستمر ويحلل تطور ونمو الأعمال.

اتخاذ قرارات جيدة تتمثل إحدى مزايا أدوات إدارة المشاريع في أنها تسمح لك بمعرفة مراحل تقدم المشروع خطوة بخطوة، والاطلاع على تفاصيل كل جزء ومعرفة الدعم والتقييم الذي تحتاجه، باستخدام هذه الصورة الكاملة ستتمكن من تحديد الأولويات وتحديد مجالات المخاطر واتخاذ قرارات جيدة، وبالتالى سيكونون قادرين على تجنب العقبات وإيجاد الحلول المناسبة قبل حدوثها، وسيكونون قادرين على إدارة المخاطر بشكل أفضل.

اقرأ ايضا: مبادرة سمو لتطوير المشاريع

نظام معلومات إدارة المشاريع

شركة تطوير الأنظمة لإدارة المشاريع

نظام معلومات إدارة المشاريع هو التنظيم المتماسك للمعلومات التي تحتاجها المنظمة لتنفيذ مشاريعها بنجاح، كقاعدة عامة، يتضمن هذا تطبيقًا واحدًا أو أكثر من تطبيقات البرامج والعمليات المنهجية لتسجيل واستخدام معلومات المشروع. هذه الأنظمة الإلكترونية «تساعد في تخطيط وتنفيذ أهداف إدارة المشروع»، كما تختلف أنظمة معلومات إدارة المشاريع أيضًا في النطاق والتصميم والوظائف، اعتمادًا على المتطلبات التشغيلية للمؤسسة.

نظام معلومات إدارة المشاريع هو نظام معلومات إدارة المشاريع الذي يعد جزءًا من العوامل البيئية للمنظمة، حيث يوفر الوصول إلى الأدوات (مثل ادوات التخطيط)، إنه أيضًا نظام لتحديد مستوى التفويض في العمل، إنه نظام لإدارة التدريب ونظام لجمع المعلومات وتوزيعها، يمكن أيضًا أن يكون التجميع الآلي وإعداد التقارير لمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) جزءًا من هذا النظام، هذه هي الطريقة التي يعمل بها نظام معلومات إدارة المشاريع في إدارة المشاريع.

يعمل نظام معلومات إدارة المشروع بشكل مختلف اعتمادًا على مرحلة المشروع التى تتكيف مع احتياجات مدير المشروع وتساعد على تلبية متطلبات مرحلة المشروع المعنية.

مرحلة بدء المشروع في المراحل الأولى من المشروع، يمكن أن يكون نظام إدارة معلومات المشروع (PMIS) مفيدًا في:
وضع ميزانية أولية للمشروع تتضمن تقديرات التكلفة والموارد، وتحديد نطاق المشروع، وإعداد العروض، وتخطيط مهام المشروع وتعيينها لأعضاء الفريق المعنيين، وتنظيم معلومات المشروع، وإنشاء التقارير المطلوبة التي يتم تقديمها إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع.

تساعدك مرحلة تخطيط المشروع على: التخطيط للمشروع بدقة، بما في ذلك تحليل المسار المهم والمهام المرتبطة به. دعم إدارة التكاليف والميزانية، بما في ذلك إعداد ضوابط التكلفة وتحليل الميزانية ومؤشرات الأداء ذات الصلة (مقاييس KPI)، قم بإجراء تخطيط الموارد للمشروع بأكمله، وتحديد الموارد المتاحة، ووضع خطة طوارئ لتلك التي قد تكون هناك حاجة إليها لاحقًا، مع تحديد المقاييس الأساسية للجدول الزمني والتكاليف ونطاق المشروع.

مرحلة تنفيذ المشروع قد يكون نظام معلومات إدارة المشروع لا غنى عنه لتنفيذ المشروع، نظرًا لأن كل مشروع يضم العديد من أصحاب المصلحة داخل وخارج المؤسسة، فقد يكون من الصعب تتبع محادثاتهم وردودهم، فهو يخزن جميع اتصالات فريق المشروع وتوصياته وملفاته ومستنداته في مركز واحد موحد يمكن للجميع الوصول إليه بسهولة وأمان. إنه يجعل من السهل مقارنة بيانات المشروع الفعلية مع التقديرات المهمة من مرحلة التخطيط للمشروع.

يسمح لمديري المشاريع بمراجعة التكاليف أو الميزانية أو خطة التنبؤ في منتصف المشروع وإجراء التعديلات بناءً على متطلبات المشروع الفعلية.

يدعم الإكمال الفعال للعديد من وحدات المشروع، مثل إدارة المواد وإدارة التكاليف وقياس أداء المشروع وإعداد تقارير المشروع ومراجعة المشروع ومرحلة الإنجاز.

مرحلة مراجعة المشروع وإنجازه، يمكن وصف مراجعة المشروع وإكماله بأنه أهم مرحلة في المشروع، حيث ان لكل مشروع هدف أو هدف محدد مسبقًا.

تحقق مرحلة مراجعة المشروع وإنجازه هذه الأهداف: فهي تسمح بإجراء تقييم شامل لضمان تحقيق أهداف المشروع المحددة أو تجاوزها.

تنظيم وتخزين جميع معلومات المشروع في مركز مركزي بحيث يمكن استردادها ومراجعتها بسهولة لاحقًا.

تساعد أرشفة جميع معلومات المشروع كبيانات تاريخية لاستخدامها في المشاريع المستقبلية في إنشاء تقارير المشروع النهائية ومقاييس تحليل الإنتاجية لاتخاذ قرارات أصحاب المصلحة.

خطوات إدارة المشاريع

افضل شركة تطوير الأنظمة لإدارة المشاريع

تمر المشاريع بخمس خطوات أو مراحل أساسية، تبدأ مع بداية المشروع وتحديد أهدافه، من خلال التخطيط للمشروع، ثم تنفيذ المشروع ومراقبة تقدمه، ثم بعد كل شيء، يتعلق الأمر بالمشروع وتسليمه.

أولاً: بداية المشروع
تبدأ إدارة المشروع بالفكرة، اى لماذا تريد تنفيذها؟ ما هي الفائدة المرجوة من هذا؟ ستظهر لك الإجابة على هذه الأسئلة بوضوح ما إذا كانت هذه الفكرة جديرة بالاهتمام ويمكن تنفيذها أم لا، هذه هي الخطوة الأكثر أهمية في إدارة المشروع.

الآن نبدأ في انشاء دراسة جدوى وإكمال جميع المعلومات لتحديد الفترة الزمنية والتكاليف المتوقعة والأهداف المراد تحقيقها وما إذا كان كل هذا يتماشى مع الموارد المتاحة أم لا.

في هذه المرحلة، بالإضافة إلى الوثائق التي تم جمعها في المراحل الخمس للمشروع، يتم جمع العديد من الوثائق والإحصاءات، حيث يجب أن تستند جميع هذه المستندات إلى برنامج إدارة المشروع لتجميعها وتنظيمها وتسهيل الوصول إليها، بعد ذلك، نبدأ في جمع جميع الأطراف المرتبطة بالمشروع للموافقة على الإطلاق.

يعتمد تشكيل فريق المشروع على المهارات والخبرات التي يتطلبها المشروع، فبمجرد معرفة مسؤوليات كل عضو في الفريق، تقم بإضافتها إلى الوصف الوظيفي لتسهيل الوصول إلى المهارات اللازمة للمشروع.

يمكنك هنا تخصيص مساحة عمل للمشروع وإعداد الأدوات التي تحتاجها، كما يمكن تنفيذ المشروع عن بعد، كما يمكن تحديد نوع المشروع ونوع المنتج الذي يتم تنفيذه الفرصة للقيام بذلك. على سبيل المثال، إذا كان المشروع صغيرًا ولا يحتاج إلى موظفين دائمين، فيمكنك الاعتماد على إدارة المشاريع الاحترافية من قبل خبراء يعملون في شركة ببلش براند افضل شركة تطوير الأنظمة لإدارة المشاريع على الاطلاق.

ثانيًا: التخطيط للمشروع
يتم تخطيط المشروع بعد الموافقة على البداية في مرحلة التخطيط، حيث يتم تحديد خطوات ومراحل التنفيذ، وتحديد نطاق العمل ومعرفة جميع التفاصيل، مثل الموارد والتكاليف والمخاطر والجدول الزمني وغيرها من التفاصيل، هذه المرحلة هي مفتاح إدارة المشاريع الناجحة.

اولا قم بتقسيم فريق العمل ووضع الخطط وتحديد المهام التي يحتاجها كل فريق أو عضو.

إنشاء قائمة مهام لتحديد المهام الضرورية يعني في الواقع تقسيم مشروع كبير إلى مشاريع صغيرة، هذه هي الخطوات التي تسير على طول الطريق لتحقيق الهدف الأكبر للمشروع، حيث يساعد تحديد قائمة المهام على توضيح عملية المشروع وفهم الخطوات والمراحل الفردية بالتفصيل، دون فقدان خطوة مهمة.

حدد الميزانية، يتم وضع الميزانية من خلال تقدير تكلفة المشروع ومعرفة الموارد اللازمة لتنفيذه حتى اكتماله، في هذه الخطوة، احذر من التخمين واطلب من الخبراء تحديد تكاليف الموارد الفعلية المطلوبة للمشروع.

خطة إدارة المخاطر، التغييرات والانقطاعات في خطة إدارة المخاطر في جميع المجالات شائعة ومن المحتمل أن تحدث. قد تكون بعض هذه التغييرات تحت سيطرتك والبعض الآخر قد لا يكون كذلك، إن تطوير خطة إدارة المخاطر هو محاولة لتحديد المخاطر والتحديات المحتملة، ووضع خطة لمعالجتها وتقديم حلول سريعة لها، ومعرفة كيف يمكن استخدامها لصالح المشروع.

تخطيط الجدول، تعتمد بعض المهام على بداية المهام الأخرى أو نهايتها، في حالة تأخير أي من هذه المهام، سيكون هناك انقطاع عام في عملية المشروع، ونتيجة لذلك يكون هناك تأخير في التسليم.

عند التخطيط للجدول الزمني، تعتمد إدارة المشروع على بعض الأدوات التي تساعدك على تقسيم المهام ومعرفة أوقات البدء والانتهاء وتوضيح كل شيء للفريق حتى يكون هناك انسجام.

ثالثا: تنفيذ المشروع
في هذه الخطوة يتم تنفيذ الخطوة التى تم وضعها في المرحلة التي سبقتها بحيث تظهر معالم المشروع واهم الحدود الملموسة وبالتالى نرى حينئذ مدى التقدم الخاص بالمشروع، ومن ثم اتباع الخطة التى تم الاتفاق عليها واتباع مراحل التنفيذ، كما أن هناك العديد من التحديات التى تظهر في هذه المرحلة، ويبدأ مدير المشروع في إعادة توجيه الموارد حسب الحاجة، وتكييف خطة ومهام فريق العمل مع نوع العمل ومراحل التنفيذ، خاصة في المراحل الأولى من مرحلة التنفيذ، ستكون هناك عمليات دمج أو تحسينات.

تبدأ مراحل التنفيذ في جميع جوانب المشروع بالإدارة: المهام التي يتم فيها تنفيذ المهام وإدارتها خطوة بخطوة لضمان تنفيذ الخطة على النحو المنشود وضمان تنفيذها في الوقت المحدد، بمجرد وضع الجدول الزمني، كما هو الحال في المرحلة السابقة، يجب على مدير المشروع التأكد في هذه المرحلة من أن الخطة تسير على الطريق الصحيح، لذلك يتم تعديل تنفيذ المهام باستمرار وفقًا للجدول الزمني لضمان تسليم المشروع في الوقت المتفق عليه، كما يجب على مدير المشروع التحكم في تكاليف المشروع من خلال قياس النفقات الفعلية والاحتفاظ بها ضمن الميزانية المتفق عليها.

الميزانية
التكاليف الموضوعة للمشروع هي الأساس، وتنفيذه بدون البنوك المناسبة سيؤخر الانتهاء من المشروع، كما ان الجودة هي واحدة من أهم العوامل في إدارة المشاريع وتنفيذها، واعتمادًا على الميزانية، قد يستمر المشروع في الموعد المحدد، ولكن ما هي الجودة؟ إذا كانت الجودة تفي بالمواصفات المتفق عليها يكون المشروع ناجحًا؛ وإلا فلن ينجح.

يركز مدير المشروع على المراقبة المستمرة لمعايير الجودة عند تنفيذ المهام للتأكد من أن المشروع يلبي المواصفات المتفق عليها مع صاحب العمل.

تحدث التغييرات دائمًا وفقًا لظروف السوق والبيئة التي يتم فيها تنفيذ المشروع، لذلك فإن إدارة التغيير مسؤولة عن تحسين العمليات داخل المشروع عند إجراء التغييرات أثناء مرحلة التنفيذ.

قسم المشتريات مسؤول عن إدارة العلاقات مع الموردين والبائعين لا سيما فيما يتعلق بالعناصر المشتراة أثناء تنفيذ المشروع، حيث تتضمن إدارة الموارد المشروع الرئيسية كل ما تحتاجه لإكمال المشروع وإكماله، بدءًا من المعدات وجميع المواد وكل ما يتعلق بالمشروع.

التعاون
تعتمد مشاريع التعاون على فريق يعمل معًا لتنفيذ المهام، كما تزداد أهمية هذا التعاون عندما يعمل الفريق عن بُعد.
في هذه الحالة، يحتاج الفريق إلى مهارات اتصال رائعة، تقع على عاتق مدير المشروع أيضًا مسؤولية إدارة هذا التعاون وتحسين التواصل بين الفريق من خلال تحسين المهارات وتوفير الأدوات التي تربط أعضاء الفريق.

رابعا: الإشراف على المشروع والتحكم فيه
هذه المرحلة ليست مستقلة ولا تبدأ بعد انتهاء مرحلة التنفيذ، بل تبدأ بمرحلة التنفيذ وذلك لضمان استمرارية خطوات التنفيذ وفقًا للخطة الموضوعة. من الضروري مراقبة التقدم والتأكد من تطوير المشروع وفقًا للخطة الموضوعة. بالإضافة إلى ذلك، راقب جودة العمل وتأكد من أن الفريق يمكنه العمل على النحو المنشود.

الهدف من هذه المرحلة هو ضمان عدم خروج الوقت والتكاليف والوصول عن السيطرة، كما يمكن تلخيص هذه المرحلة كمراجعة مستمرة للأداء في مرحلة التنفيذ وتقييم الموافقة على التدابير المخطط لها مسبقًا، مع مراعاة أي تحديات قد تنشأ أثناء التنفيذ.
هذه المرحلة مسؤولة عن تقديم تقارير منتظمة عن حالة المشروع والتأكد من أن التنفيذ يتماشى مع الجدول الزمني والتكاليف والنطاق المخطط له مسبقًا، كما يستخدم مدير المشروع مؤشرات قياس الأداء (KPIs) لتتبع مؤشرات الأداء المالي والمهني ومؤشرات النمو والتنمية، مع مراعاة مؤشرات الجدول الزمني.

خامسا: الانتهاء من المشروع
اكتملت الخطة في النهاية ونحن نصل إلى مرحلة التسليم، لقد وصلنا إلى هذه المرحلة التي تم فيها تحقيق الهدف الذي بدأ المشروع من أجله.

إذا كان مدير المشروع قادرًا على تقديم المنتج أو الخدمة، فهذه هي المرحلة النهائية، حيث يقوم مديرو المشاريع بإجراء تحليل لمعرفة الدروس التي تم تعلمها وما تعلمه الفريق من التجربة.

التسليم والتأكيد يتكون المشروع من إنتاج شيء قابل للتسليم، لذا تأكد من تحقيق جميع أهداف المشروع وتسليمها إلى صاحب العمل، ولا ينتهي الأمر هنا، بل يجب الحصول على تأكيد الاستلام من صاحب العمل حتى لا تكون هناك روابط أو طلبات للتغييرات أو التعديلات.

في نهاية المشروع، ستكون هناك تقارير نهائية عن جميع القرارات والبيانات التي تم الإدلاء بها، احتفظ بهذه التقارير لمعرفة ما نجح وما لم ينجح، ولمعرفة المزيد حول ميزات فريقك، وما هو فريد، وما هو مفقود. يمكنك الاحتفال بنهاية المشروع مع فريقك والنجاح.

ما هو نظام إدارة المشاريع؟

نظام إدارة المشاريع عبارة عن مجموع الأدوات والتقنيات والإجراءات والعمليات والأساليب والموارد التي يتم استخدامها في ادارة مجموعة من المشاريع المحددة، عادة ما يتم توثيق هذا النظام في خطة إدارة المشروع، حيث يختلف نظام ادارة المشروع أيضًا اعتمادًا على مجال التطبيق أو الأنظمة الموجودة الأخرى أو التأثيرات التنظيمية الموجودة في السياق، يمكن أن يكون هذا النظام رسميًا أو غير رسمي، ولكنه يساعد مدير المشروع على إكمال المشروع وإدارته بفعالية.

ما هي ادوات الإدارة؟

هي ادوات تستخدمها الإدارة لمساعدتها على اتخاذ قرارات الإدارة الصحيحة في الوقت المناسب، قد تتضمن هذه الأدوات البرامج والرسوم البيانية وجداول الرواتب وإرشادات سياسة المؤسسة ونماذج مراقبة الأداء وغيرها من الأدوات التي تساعد الإدارة على التخطيط والتحليل والمراقبة واتخاذ القرارات.

الكاتب

Jamal

اترك التعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

View My Stats